The real cost of SaaS для продуктивности с обучением: hidden expenses revealed

Mariusz, właściciel 40-osobowej firmy marketingowej, myślał, że wie, ile płaci za narzędzia produktywności. „249 złotych miesięcznie za platformę do zarządzania projektami z wbudowanym szkoleniem" – mówił z przekonaniem. Dopóki jego księgowa nie pokazała mu prawdziwych liczb: 4,800 złotych miesięcznie. Jak to możliwe?

Czemu wszyscy się mylą przy liczeniu kosztów SaaS

Branża oprogramowania jako usługi pokochała jedno słowo: „od". Od 49 zł miesięcznie. Od 99 zł na użytkownika. Problem w tym, że nikt nigdy nie płaci tej kwoty. To jak reklama samochodu za 60,000 złotych, który po dodaniu wszystkich opcji kosztuje 95,000.

Platformy produktywności z modułami szkoleniowymi to szczególnie podstępna kategoria. Obiecują jedno rozwiązanie zamiast trzech: zarządzanie zadaniami, komunikację zespołową i rozwój kompetencji pracowników. Brzmi świetnie. Aż sprawdzisz wyciąg z karty.

Siedem ukrytych kosztów, które zjedzą twój budżet

1. Eskalacja liczby licencji

Zaczynasz od 10 kont. Za trzy miesiące masz 23. Dlaczego? Bo Kasia z księgowości „tylko sprawdzi jeden raport". Tomek z magazynu „potrzebuje dostępu do jednego szkolenia". System działa tak dobrze, że wszyscy chcą mieć dostęp. Średni wzrost liczby licencji w pierwszym roku to 47% według raportu Blissfully z 2023.

2. Opłaty za storage i dane

Te wszystkie nagrania szkoleń, screenshoty z projektów, załączone prezentacje? Zajmują miejsce. Podstawowy plan daje ci 100 GB. Po przekroczeniu: 15 złotych za każde dodatkowe 10 GB miesięcznie. Firma średniej wielkości łatwo przebija 500 GB w ciągu pół roku.

3. Integracje premium

„Bezproblemowo łączy się z twoimi ulubionymi narzędziami!" – czytasz na stronie. Tak, z pięcioma podstawowymi. Potrzebujesz integracji z systemem CRM? Dodatkowe 79 zł miesięcznie. Z kalendarzem firmowym? Kolejne 49 zł. Nagle masz pakiet „Enterprise" mimo że jesteś 15-osobowym zespołem.

4. Koszt migracji danych

Przenoszenie historycznych projektów, materiałów szkoleniowych i dokumentacji ze starego systemu nie jest darmowe. Większość dostawców oferuje „asystę migracyjną" za 2,000-8,000 złotych. Albo robisz to sam, co oznacza 40-60 godzin pracy kogoś z zespołu.

5. Szkolenie z obsługi platformy szkoleniowej

Ironia jest tu gęsta. Kupujesz narzędzie do szkoleń, ale sam potrzebujesz szkolenia z jego obsługi. Webinary podstawowe są darmowe, ale jeśli chcesz, żeby twoi ludzie naprawdę umieli z tego korzystać: 1,200 złotych za sesję dla 10 osób. A administratorzy potrzebują zaawansowanego kursu za 3,500 złotych.

6. Ukryte opłaty za wsparcie techniczne

„24/7 support" w pakiecie podstawowym oznacza chatbota i odpowiedź w ciągu 48 godzin. Prawdziwy człowiek, który oddzwoni w ciągu 4 godzin? To już „Premium Support" za dodatkowe 30% ceny subskrypcji rocznie.

7. Koszty odejścia

Chcesz zmienić dostawcę za rok? Najpierw zapłać karę za wcześniejsze rozwiązanie rocznej umowy (bo przecież wzięliście roczną, żeby mieć 20% taniej). Potem zapłać za eksport danych w formacie, który da się zaimportować gdzie indziej. W niektórych przypadkach to 500-2,000 złotych.

Prawdziwa matematyka

Wróćmy do Mariusza. Jego 249 złotych miesięcznie to była cena za 5 licencji podstawowych. Realny rachunek po roku wyglądał tak:

• 18 licencji (wzrost zespołu + dodatkowe dostępy): 894 zł/msc
• Dodatkowy storage: 150 zł/msc
• Integracje (CRM, kalendarz, system HR): 198 zł/msc
• Premium support: 2,400 zł/rok (200 zł/msc)
• Szkolenia dla administratorów: 7,000 zł jednorazowo (583 zł/msc w rozliczeniu rocznym)

Suma: 2,025 złotych miesięcznie. To 713% więcej niż zakładana kwota.

Jak nie dać się złapać w tę pułapkę

Rozmawiałam z Anną Kowalską, która przez 8 lat zarządzała zakupami SaaS w korporacji zatrudniającej 300 osób. Jej rada jest brutalna: „Pomnóż każdą cenę podaną przez sprzedawcę razy trzy. Jeśli nadal ci się kalkuluje – kupuj. Jeśli nie – szukaj dalej".

Zanim podpiszesz umowę, wymuś odpowiedzi na konkretne pytania:

• Jaki jest limit transferu danych i co się dzieje po jego przekroczeniu?
• Które integracje są darmowe, a które płatne?
• Co dokładnie obejmuje podstawowe wsparcie techniczne?
• Jakie są warunki eksportu danych przy rezygnacji?
• Czy cena za licencję zmienia się przy większej liczbie użytkowników?

Poproś też o case study od klienta podobnej wielkości. Nie testimonial na stronie, ale prawdziwy kontakt do kogoś, kto używa tego od roku.

Oprogramowanie do zarządzania produktywnością z wbudowanymi modułami treningowymi może być świetną inwestycją. Ale tylko jeśli wiesz, ile naprawdę zapłacisz. Nie za miesiąc. Za rok. Za dwa lata. Licząc wszystko.

Mariusz dziś używa arkusza kalkulacyjnego z 23 pozycjami kosztów przed każdą decyzją o nowym narzędziu. Nudne? Może. Ale już nigdy nie dostał zawału, patrząc na wyciąg z karty firmowej.